Panduan Penyerahan Proposal untuk Dana Hibah Komunitas Pengurangan Resiko Bencana AIFDR

Menara Thamrin Suite 1505, Jalan MH. Thamrin Kav. 3, Jakarta Pusat 10250, Indonesia
Tel: +62 21 398 30088 Fax: +62 21 398 30068
http://www.aifdr.org
Panduan Penyerahan Proposal untuk Dana Hibah Komunitas
Pengurangan Resiko Bencana AIFDR
1. Latar Belakang
1.1 Jumlah dan tingkat keparahan bencana semakin meningkat di Asia sebagai
akibat dari meningkatnya populasi, urbanisasi yang pesat dan perubahan cuaca
yang ekstrim. Kombinasi isu perubahan cuaca, urbanisasi, perencanaan penggunaan
lahan yang buruk dan penggunaan sumber alam yang berlebihan semakin
meningkatkan dampak dari bencana alam.
1.2 Fokus pada pengurangan resiko bencana berubah dari hanya menanggapi dampak
kemanusiaan dari “peristiwa” yang tidak terduga menjadi fokus strategis dengan
biaya yang efektif dalam mengurangi kerentanan sebelum terjadinya peristwa
tersebut. Mengurangi bencana, membatasi dampak dari bencana yang terjadi serta
persiapan yang matang dari suatu negara dan masyarakat dalam menghadapi
bencana akan mengurangi korban jiwa; dan mengurangi biaya yang tinggi dalam
tanggap bencana dan dapat memberdayakan masyarakat. Selain itu, suatu negara
yang telah mengadopsi pendekatan pengurangan bencana akan dapat lebih baik
dalam memimpin dan mengelola bantuan dari luar apabila dibutuhkan.
1.3 Fasilitas Pengurangan Bencana Australia Indonesia (AIFDR) diumumkan bersama
oleh Perdana Menteri Australia dan Presiden Republik Indonesia pada pertemuan
APEC bulan November 2008. AIFDR menggunakan para ilmuwan dari Australia
dan Indonesia untuk mengidentifikasi dan mengukur bahaya dan resiko bencana
alam di Indonesia secara lebih baik dan menggunakan hasilnya untuk mendukung
kegiatan pelatihan dan perencanaan para pelaksana kebencanaan di tingkat nasional
dan propinsi. Hasil dari kedua kegiatan tersebut juga akan disebarluaskan ke
tingkat regional melalui kemitraan dengan APEC, ASEAN, dan Perserikatan
Bangsa-Bangsa. Dengan cara ini, AIFDR bertujuan untuk memperkuat kapasitas
lokal dan nasional dalam penanggulangan bencana di Indonesia dan menjadikan
kawasan yang lebih tahan bencana.
1.4 Program Penelitian dan Inovasi (Research and Innovation) adalah salah satu dari
empat program di AIFDR. Program ini memberikan kelenturan dan keleluasaan
terhadap kebutuhan informasi yang muncul di dalam situasi yang kompleks.
Program Penelitian dan Inovasi juga akan menjangkau berbagai inisiatif di
Indonesia yang akan memberikan kontribusi tidak hanya kepada Badan Nasional
Penanggulangan Bencana (BNPB) dan pencapaian jangka panjang AIFDR, tetapi
juga dalam kaitannya dengan perkembangan Pengurangan Resiko Bencana (PRB),
baik di tingkat nasional dan internasional.
2. Tujuan
2.1 Komunitas telah diakui sebagai aktor yang paling penting dalam pengurangan
resiko bencana. Mereka berada di garis terdepan baik dalam menghadapi dampak
dari bencana maupun dalam merespon bencana. Mereka akan terus menderita
setelah bencana terjadi apabila kebijakan-kebijakan dan upaya-upaya yang
dilakukan selama masa pemulihan dan rekonstruksi gagal menempatkan komunitas
pada garis terdepan. Komunitas merupakan pilar penting dalam upaya menjadikan
Kerangka Aksi Hyogo (Hyogo Framework for Action, HFA) sebagai alat praktis
dalam menyelamatkan jiwa dan kehidupan.
2.2 Oleh karena itu, pemusatan perhatian pada komunitas sangatlah penting, dan
AIFDR menyadarinya dengan mendukung segala upaya untuk memperkuat
ketahanan komunitas melalui skema dana hibah komunitas. Melalui dana hibah ini,
AIFDR akan mencapai beberapa tujuan sebagai berikut:
1) mendukung praktek-praktek yang memiliki fokus pada komunitas dan
berbagai kegiatan inovasi dalam PRB; dan
2) untuk menyebarluaskan dan mencontoh ulang praktek-praktek PRB yang
baik kepada berbagai komunitas yang rentan di Indonesia dan kawasan.
2.3 Skema Dana Hibah Komunitas bermaksud untuk melengkapi kegiatan-kegiatan
PRB yang sudah ada, mencoba dan menguji pendekatan-pendekatan atau ide-ide
baru, serta menghasilkan pengetahuan praktis tambahan dalam isu-isu PRB. Skema
ini tidak bermaksud untuk menduplikasi karya yang sudah ada dan terdokumentasi
oleh beberapa institusi, misalnya kumpulan praktek yang baik dan pembelajaran
dalam membangun komunitas yang tahan terhadap bencana yang didukung oleh
UN International Strategy for Disaster Reduction (UN ISDR) di tahun 2007 dan
praktek yang baik dalam pengurangan resiko bencana berbasis komunitas (PRBK)
yang didukung oleh Kantor Bantuan Kemanusiaan Komisi Eropa untuk
Kesiapsiagaan Bencana (DIPECHO) di Nepal.
2.4 Bagi organisasi-organisasi berbasis komunitas atau masyarakat sipil yang berminat
untuk berkontribusi kepada pengurangan resiko bencana diundang untuk
mengajukan Dana Hibah Komunitas AIFDR.
3. Bidang Tema
3.1 Berikut ini adalah bidang tema untuk dana hibah komunitas untuk periode
2010/2011:
(a) Aplikasi analisa resiko lokal, pengurangan resiko dan kesiapsiagaan, khususnya
pada perencanaan dan pelaksanaan rencana kontinjensi yang terkait dengan
kesiapsiagaan komunitas;
(b) Pengurangan resiko dan kerentanan di daerah perkotaan;
(c) Menyusun praktek yang baik dalam membangun faktor-faktor yang
memungkinkan dan memberikan insentif bagi pengurangan resiko bencana;
(d) Menghubungkan kemitraan sektor umum-swasta atau kegiatan-kegiatan dalam
pengurangan resiko bencana;
3
(e) Membangun keterkaitan antara adaptasi iklim, lingkungan dan upaya-upaya
pengurangan resiko bencana;
(f) Pelibatan dan promosi kelompok-kelompok yang kurang terwakili dan paling
rentan dalam penanggulangan bencana (perempuan, orang-orang dengan
keterbatasan fisik/mental, orang tua, orang-orang dengan HIV/AIDS, dan
minoritas etnik)
4. Proses Proposal
4.1 Dana Hibah Komunitas PRB di Indonesia merupakan program tahunan yang
dijalankan oleh AIFDR hingga Juni 2013. Kegiatan ini merupakan program yang
kompetitif dan tidak ada seorang pelamar pun yang mendapat jaminan proposalnya
akan diterima tanpa melalui proses seleksi.
4.2 Semua informasi dalam proposal harus terbaru sampai pada saat proposal
dikirimkan. Setelah dikirim ke AIFDR, proposal akan dianggap final dan tidak
diijinkan untuk mengajukan perubahan apapun terhadap proposal tersebut. Namun
demikian, pelamar diperbolehkan untuk menarik kembali proposal yang telah
dikirimkan kapan saja secara tertulis ke community.grants@aifdr.org atau fax +62
21 3983 0068.
4.3 Semua informasi yang tercakup dalam proposal harus akurat dan lengkap. Apabila
pengiriman proposal terlambat, tidak lengkap atau mengandung informasi yang
salah atau tidak tepat, maka proposal tidak akan diproses.
4.4 Informasi yang tercakup dalam proposal akan diperlakukan secara rahasia.
Informasi hanya dapat di lihat oleh staf AIFDR, para penilai dari AIFDR dan pihak
ketiga yang turut menilai, mengevaluasi dan memeriksa kelengkapan proposal.
Setiap informasi personal yang terdapat pada proposal hanya akan digunakan untuk
kepentingan pengumpulan proposal.
4.5 Untuk dapat memperoleh pendanaan, proposal harus memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
a) Proposal harus berasal dari organisasi yang secara sah telah diakreditasi oleh
Pemerintah Indonesia atau organisasi yang bermitra secara formal dengan
organisasi yang telah memiliki akreditasi.
b) Bagi organisasi yang terdaftar sebagai Yayasan di Indonesia, mereka harus
memenuhi persyaratan peraturan no 16/2001 dan no 28/2004 mengenai
Yayasan.
c) Tujuan dan kegiatan yang diajukan harus jelas dalam mendukung bidang tema
yang tertulis di bagian 3 sebelumnya.
d) Kegiatan yang diajukan memiliki strategi keberlanjutan yang jelas.
e) Proposal menggunakan pendekatan yang inovatif dalam menyebarluaskan,
mempromosikan dan mengarusutamakan PRB dan isu-isu yang berkaitan di
tingkat nasional, daerah dan/atau komunitas.
f) Organisasi harus mengidentifikasi secara tertulis mengenai bagaimana kegiatan
yang diajukan akan mendorong pencapaian tujuan Program Dana Hibah
Komunitas AIFDR, manfaatnya untuk institusi, penerimanya dan bagi
lingkungan yang lebih luas, termasuk strategi untuk mempertahankan manfaat
yang dihasilkan dari kegiatan ini.
g) Karyawan dan/atau tenaga ahli teknis yang diajukan memiliki pengalaman yang
sesuai untuk melakukan kegiatan yang diajukan.
h) Organisasi (dan para karyawannya) mampu menunjukkan bahwa saat ini tidak
memiliki komitmen penuh dengan, atau sedang diperkerjakan oleh organisasi
lain (contohnya lembaga donor lain atau lembaga swadaya masyarakat lain)
untuk kegiatan yang sama.
i) Jika relevan, organisasi telah melakukan penilaian terhadap kegiatan yang
diajukan dalam hal dampaknya bagi lingkungan hidup, mengidentifikasi adanya
kemungkinan dampak positif dan negatif dari kegiatan ini bagi lingkungan
hidup, dan menguraikan rencana untuk memantau dan mengatasi potensi
dampak negatif.
j) Organisasi harus mampu memperlihatkan pengalaman bekerja dalam
pengembangan komunitas (community development) dan/atau pengurangan
resiko bencana.
k) Organisasi harus dapat dan bersedia menunjukkan rekening tahunan mereka
untuk tahun yang sudah lewat.
l) Organisasi harus memiliki struktur organisasi yang jelas.
m) Organisasi harus bersedia dan dapat membuka rekening terpisah untuk Dana
Hibah ini.
n) Organisasi harus memiliki pengalaman yang relevan untuk melakukan kegiatan
yang diusulkan dan dibuktikan dengan surat referensi terbaru. Proposal yang
dapat mengidentifikasi pendekatan awal yang terencana untuk berkomunikasi
dan menarik sasaran utama (key target audience) akan mendapat pertimbangan
lebih baik.
o) Apabila kegiatan yang diusulkan telah menerima pendanaan dari pihak lain,
maka proposal tidak dapat didanai oleh program ini. Tetapi, AIFDR dapat
menyediakan dana hibah untuk perluasan kegiatan yang sudah ada atau
replikasi terhadap praktek-praktek yang baik yang sudah ada ke daerah lain.
p) Dana Hibah Komunitas AIFDR tidak dapat digunakan untuk:
5
i. Biaya-biaya operasional (overhead) organisasi;
ii. honor karyawan kecuali yang menjalankan kegiatan secara langsung;
iii. peralatan kantor, biaya konsultasi untuk kegiatan yang tidak berkaitan
secara langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan proposal yang
diajukan;
iv. kehadiran dan perjalanan ke konferensi/seminar/pertemuan;
v. kegiatan yang tidak sesuai dengan kebijakan dan persyaratan AusAID dan
Pemerintah Indonesia (lihat dokumen referensi)
5. Pendanaan dan Jadwal
5.1 Dana akan disediakan untuk jangka waktu enam bulan sampai dua tahun. Pelamar
dapat mengajukan permohonan dana sebesar AUD 50,000 sampai AUD 100,000.
Dana hibah akan dibayarkan secara bertahap (sesuai dengan kesepakatan kedua
pihak), tergantung hasil kegiatan pemantauan kegiatan dan penerimaan milestones.
Hal ini akan dirinci dalam Perjanjian Dana Hibah antara AIFDR dan penerima
Dana Hibah.
5.2 Proposal kegiatan harus mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan, sumber daya yang tersedia dalam institusi dan sejumlah
persyaratan dari AIFDR untuk mendukung kegiatan ini. AIFDR sangat mendorong
adanya kontribusi dana dari organisasi pemohon. Dukungan ini mencakup, tetapi
tidak terbatas pada bentuk kontribusi seperti gaji. AIFDR akan memerlukan bukti
formal dari kontribusi dana ini.
6. Proses Penilaian Proposal
6.1 AIFDR akan melakukan kajian internal dan eksternal terhadap proposal-proposal
yang masuk untuk memastikan adanya transparansi, akuntabilitas dan penjaminan
mutu. Pelamar akan dinilai secara kompetitif berdasarkan sejumlah kriteria seleksi.
6.2 Proses tinjauan terdiri dari 2 tahapan yaitu pemeriksaan administratif dan kajian
teknis:
(a) Pemeriksaan administratif: semua proposal akan dikaji oleh tim yang terdiri dari
staf AIFDR dan pengkaji eksternal. Tim akan memeriksa konsistensi proposal
sesuai dengan persyaratan pada butir 4.5 di atas, dan persyaratan proposal,
termasuk kesesuaian dengan bidang tema. Proses ini akan mengeliminasi proposal
yang tidak memenuhi persyaratan dan tidak sesuai, memeriksa apakah pelamar
sudah menyerahkan proposal lengkap yang terdiri dari semua keperluan yang
diminta berikut surat rekomendasi dari lembaga-lembaga yang pernah mendanai
pelamar, riwayat hidup (CV) para anggota tim yang terlibat dalam kegiatan ini, dan
apakah telah menyertakan proposal pendanaan serta dokumen pendukung lainnya.
Hanya proposal-proposal yang berhasil melalui tahap pemeriksaan administratif
yang akan diteruskan ke tahap pengkajian teknis. Pelamar yang tidak berhasil
melalui pemeriksaan adminsitratif akan mendapat pemberitahuan. Semua
keputusan bersifat final dan tidak ada proses banding.
(b) Pengkajian teknis: proposal yang telah melewati pemeriksaan administratif akan
melewati proses pengkajian teknis yang dilakukan oleh tim pengkaji teknis yang
terdiri dari tenaga-tenaga ahli yang berkaitan dengan bidang tema yang sesuai.
Setiap pengkaji akan membuat daftar proposal yang layak dipertimbangkan untuk
mendapat pendanaan, berdasarkan pada penilaian terhadap proposal-proposal
tersebut, termasuk penilaian secara kuantitatif terhadap masing-masing kriteria dan
penjelasan mengenai penilaian tersebut.
6.3 Proposal akan dinilai oleh panel pengkaji teknis berdasarkan kriteria dibawah ini:
1- PELAMAR/KUALIFIKASI TIM, PENGALAMAN DAN
KREDIBILITAS
0-15 Poin
a) Pelamar/kualifikasi team
i) Data atau bukti-bukti yang memperlihatkan kemampuan
anggota tim yang mendukung kegiatan yang diusulkan.
ii) Pengalaman, keahlian dan pengetahuan dalam kegiatan
yang diajukan.
iii) Kapasitas dalam melakukan dan mengelola kegiatan yang
diajukan.
iv) Bukti yang dapat menunjukkan adanya kerjasama yang
kuat dengan mitra yang diusulkan.
v) Kegiatan akan menghasilkan kesempatan untuk
memperkuat basis pengetahuan dalam pengurangan
resiko bencana berbasis komunitas (PRBK).
vi) Ada kerangka acuan (terms of reference) untuk masingmasing
posisi yang diusulkan dalam proposal dan riwayat
hidup (curriculum vitae) orang-orang yang
dinominasikan.
vii)Keseimbangan jender dalam tim akan mendapat
pertimbangan yang lebih baik.
2- MASALAH, TUJUAN YANG JELAS DAN DAPAT
DIUKUR SERTA KELUARAN AKHIRNYA
0-25 Poin
i) Bahaya bencana yang terabaikan atau luput dari perhatian
dan/atau kerentanan yang sangat penting dan perlu
perhatian.
ii) Tujuan kegiatan memperlihatkan kaitan yang jelas dan
kuat dengan program dana hibah komunitas AIFDR serta
bidang tema yang terdapat pada bagian 3 di atas.
iii) Kegiatan yang diusulkan merumuskan tujuan yang jelas,
dapat diukur, dapat dicapai dan realistis, dengan dampak
dari pengurangan resiko bencana secara lokal, nasional
dan internasional, sejalan dengan bidang tema yang
dipilih dan tujuan AIFDR.
iv) Hasil kegiatan akan memajukan basis pengetahuan
pengurangan resiko bencana berbasis komunitas.
3- PENDEKATAN DALAM DESAIN DAN METODE
PELAKSANAAN
0-15 Poin
a) Pendekatan dalam Desain:
7
i) Kerangka konseptual, desain, metode dan analisa
masalah dikembangkan secara baik, terintegrasi dan
sesuai dengan tujuan dan prioritas AIFDR dan
Pemerintah Indonesia.
ii) Analisa terhadap lingkungan manajemen resiko bencana
secara keseluruhan, termasuk konteks sosial-ekonomi
dan institusional, kerangka peraturan yang relevan
dengan analisa masalah.
iii) Pembelajaran dari kegiatan-kegiatan yang ada atau yang
sudah berlalu, termasuk kesempatan untuk
memperbaikinya.
iv) Pendekatan kegiatan terjustifikasi secara jelas dan
metodologi yang digunakan kemungkinan besar akan
memberikan hasil yang jelas dan dapat diukur.
v) Desain menunjukkan pemikiran yang inovatif dalam
mendekati masalah atau isu.
vi) Mengidentifikasi nilai tambah yang ditawarkan oleh
kegiatan yang diusulkan dan bagaimana nilai tambah
tersebut berkaitan dengan prioritas AIFDR dan
pemerintah Indonesia dalam pengurangan resiko
bencana.
vii) Pelaksanaan kegiatan mengidentifikasikan isu-isu lintas
sektor yang relevan dan memberikan analisa dalam
mengkaitkan isu-isu tersebut dengan isu/masalah dalam
pelaksanaan kegiatan.
viii) Mengembangkan strategi untuk mensejajarkan dan
mengatasi isu lintas sektor dalam kegiatan yang
diajukan.
b) Metode Pelaksanaan
i) Peran dari berbagai mitra dalam kegiatan yang
diusulkan.
ii) Deskripsi yang jelas dari kegiatan-kegiatan utama
diusulkan, termasuk bagaimana mengukur keterlibatan
pemangku kepentingan kunci dalam kegiatan.
iii) Rencana pelaksanaan yang logis dan dapat dilaksanakan
dipaparkan dengan jadwal yang jelas.
iv) Strategi berkelanjutan diidentifikasikan, diteliti, dan
dikembangkan
4- MANAJEMEN RESIKO, RENCANA PEMANTAUAN DAN
EVALUASI
0-20 Poin
i) Identifikasi resiko yang dapat terjadi dan tindakan
mitigasi yang diperlukan dan harus dilaksanakan oleh
tim pelaksana.
ii) Mengembangkan indikator kinerja kunci yang jelas,
dapat diukur, dan dapat dicapai dimana kemajuan dan
pencapaian dapat dinilai.
iii) Mengidentifikasi metodologi untuk mengumpulkan
informasi, menganalisa data, dan melaporkan hasilhasilnya.
iv) Mengembangkan rencana untuk pemantauan, termasuk
kerangka kerja, sumber daya yang diperlukan dan jadwal
5- RENCANA PENYEBARLUASAN DAN PENERAPAN 0-15 Poin
i) Rencana penyebarluasan harus inovatif, dapat diterima
dan dapat dicapai.
ii) Strategi ditujukan pada sasaran (audience) spesifik dan
menguraikan metode untuk melibatkan tiap sasaran
secara bermakna.
iii) Memperlihatkan kemampuan untuk mengembangkan
strategi dan kapasitas untuk mengubah pengetahuan
menjadi suatu tindakan.
iv) Kegiatan penyebarluasan yang diusulkan sudah harus
termasuk proses, jadwal dan anggaran
6- ANGGARAN 0-10 Poin
i) Anggaran yang diajukan harus sesuai dengan kegiatan
yang diusulkan dengan justifikasi yang jelas untuk
masing-masing pos anggaran.
ii) Institusi berkontribusi untuk kegiatan yang diajukan, baik
secara keuangan atau non-material.
Keseluruhan Poin: 100
6.4 Panel pengkaji teknis akan merekomendasikan daftar pelamar yang memenuhi
kriteria ke AIFDR dan BNPB, yang akan memberikan keputusan akhir berdasarkan
hasil penilaian dari tim pengkaji teknis. Pelamar yang berhasil memperoleh
pendanaan akan diberitahukan oleh AIFDR secara tertulis.
6.5 Mekanisme yang jelas dan transparan akan dilakukan dalam seluruh proses
penilaian dimana anggota komite pemilihan atau pengkaji teknis harus menyatakan
adanya atau potensi konflik kepentingan dalam proses seleksi.
7. Persyaratan Bahasa
7.1 Proposal kegiatan harus ditulis dalam bahasa Inggris atau Indonesia dan tidak lebih
dari 20 halaman. Ringkasan kegiatan (lihat bagian 2 dari proposal Dana Hibah
Komunitas AIFDR harus ditulis dalam bahasa Inggris (maksimum 1 halaman).
7.2 Proposal sebaiknya sudah memiliki rencana pemantauan dan evaluasi dengan
indikator yang jelas dan pasti, serta jadwal yang jelas, termasuk sumberdaya yang
diperlukan untuk melaksanakan rencana pemantauan. Organisasi juga perlu
mengalokasikan waktu yang cukup untuk mengembangkan strategi bagi
keberlanjutan melalui konsultasi dengan pemangku kepentingan sebelum kegiatan
berakhir.
8. Fokus Geografis
8.1 Kegiatan yang didanai oleh dana hibah komunitas harus memusatkan perhatian
pada daerah yang teridentifikasi dalam Rencana Aksi Nasional untuk Pengurangan
9
Resiko Bencana 2010-2012 (lihat dokumen referensi) sebagai daerah dengan resiko
tinggi dan rentan terhadap bencana alam.
9. Laporan Perkembangan dan Keluaran Akhir
9.1 Hasil yang diharapkan dari kegiatan yang telah terseleksi adalah sebagai berikut:
a) Judul dan deskripsi kegiatan untuk publikasi pada website AIDFR, 1 halaman
dalam bahasa Inggris.
b) Laporan enam bulan dan laporan keuangan (untuk kegiatan dengan
durasi waktu lebih dari satu tahun) atau laporan khusus (untuk kegiatan
dengan durasi kurang dari satu tahun)
Laporan ini terdiri dari lima halaman, memiliki fokus pada perkembangan
pelaksanaan kegiatan terhadap tujuan, menyoroti temuan awal dan pencapaian;
tantangan-tantangan utama yang dihadapi selama pelaksanaan dan strategi
mitigasi, dan strategi pelaksanaan serta program kerja untuk periode berikutnya.
Laporan keuangan pertengahan kegiatan (mid term report) merupakan laporan
neraca keuangan (acquittal) yang mengindikasikan semua biaya yang sudah
terpakai dengan menyertakan seluruh salinan bukti pembayaran (laporan
pertengahan kegiatan dapat dibuat dalam bahasa Indonesia atau Inggris).
c) Laporan Akhir dan Laporan Keuangan
i) Laporan terdiri dari 10-25 halaman tergantung dari jangka waktu kegiatan
(silakan lihat bagian 14 dari Perjanjian Dana Hibah Komunitas) dan dapat
menyertakan lampiran teknis tambahan. Isi dari laporan akan ditujukan
pada kelompok pemangku kepentingan yang berminat, terutama para
pembuat keputusan dan praktisi komunitas serta peneliti. Panduan bagi
penulisan laporan akhir dan laporan keuangan akan disediakan. Laporan
akhir dapat dibuat dalam bahasa Inggris dan Indonesia. Laporan dalam
bahasa Inggris akan diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia untuk
keperluan penyebaran informasi yang lebih luas.
ii) Laporan keuangan akhir merupakan rekonsiliasi dari semua biaya yang
dikeluarkan dengan menyertakan seluruh salinan bukti pembayaran (silakan
lihat butir 14.4).
d) Dua halaman mengenai kegiatan secara singkat
Halaman ini akan menjadi bagian komunikasi pemasaran sosial dalam bahasa
Inggris yang dirancang untuk menjangkau khalayak luas dan bagi mereka yang
berminat kemudian dapat mencari informasi yang lebih lengkap. Halaman ini
mencakup ringkasan kegiatan, temuan-temuan kunci dan rekomendasi. Panduan
dan format untuk dokumen tersebut akan disediakan kemudian.
10. Tanggal-tanggal Penting
Tahapan Proposal Tanggal
Tenggat waktu penerimaan proposal 22 October 2010
Kajian dan Seleksi November 2010
Pengumuman Hasil Seleksi 1 February 2011
Kegiatan dimulai 1 April 2011
11. Informasi mengenai Kepemilikan – Kerahasiaan dan Kekayaan Intelektual
11.1 AIFDR menerima semua proposal yang masuk untuk pendanaan dan informasi
yang ada di dalamnya akan dirahasiakan.
11.2 Hak kekayaan intelektual sehubungan dengan informasi yang terdapat dalam
proposal yang dikirimkan untuk Program Dana Hibah AIFDR berada di tangan
AIFDR. AusAID dapat memberikan lisensi bebas royalti yang tidak dapat
dibatalkan, tidak-eksklusif, dan berlaku di seluruh dunia untuk menggunakan
informasi yang ada dalam proposal dan materi perjanjian sesuai dengan
mengajukan permohonan kepada AusAID-AIFDR.
11.3 Semua informasi dalam proposal yang telah diterima oleh AIFDR hanya akan
diketahui oleh AIFDR, AusAID, dan staf BNPB yang secara langsung terlibat
dalam administrasi Dana Hibah, pengkaji teknis, dan anggota komite pengarah
AIFDR atau hanya diberitahukan sesuai dengan ketentuan hukum atau untuk
memudahkan AIFDR memenuhi kewajibannya terhadap Parlemen Australia
ataupun Indonesia, para menteri, dan masing-masing pemerintah.
11.4 Penyingkapan informasi dalam proposal kepada pihak-pihak selain yang
disebutkan di atas, atau penggunaan informasi yang ada di dalam proposal untuk
hal-hal yang tidak berkaitan dengan kegiatan AIFDR dan tidak sesuai dengan
ketentuan hukum mengenai pelaporan dan arsip, tidak diijinkan.
11.5 AIFDR tidak mengajukan klaim kepemilikan atas hak kekayaan intelektual yang
dibuat sebelum proposal Program Dana Hibah Komunitas AIFDR dan Materi
Perjanjian berikutnya. Namun demikian, AIFDR berharap untuk memperoleh
lisensi bebas royalti yang permanen, tidak dapat dibatalkan, tidak eksklusif dan
diakui di seluruh dunia dari organisasi yang bersangkutan untuk dapat
menggunakan, memproduksi kembali, mengadaptasi, atau sebaliknya
mengeksploitasi bahan-bahan yang ada sebelumnya berkaitan dengan materi
perjanjian.
12. Panduan Anggaran
12.1 Aspek yang paling penting dari proposal anggaran adalah konsisten, logis, dan
secara jelas sejalan dengan proposal. Pelamar harus dapat mengantisipasi biaya
diseminasi dan membuatnya dengan jelas dalam anggaran. Apabila diperlukan
klarifikasi tambahan, pelamar dapat membuat catatan singkat yang menjelaskan
kebutuhan untuk pos-pos tertentu.
12.2 Contoh untuk anggaran yang tersedia dalam proposal dapat menjadi panduan bagi
pelamar, tetapi pelamar tidak dibatasi pada pos anggaran yang ada dalam contoh
tersebut. Para pelamar harus memasukkan semua pos anggaran untuk pendanaan ke
dalam anggaran mereka, dan hal-hal yang tidak sesuai seperti yang ada di dalam
contoh dapat dihilangkan.
11
12.3 Proposal anggaran anda perlu dibagi menjadi beberapa kategori, tetapi tidak
terbatas pada hal-hal berikut:
i. Biaya personel:
a) Honorarium: termasuk untuk karyawan yang bekerja penuh dan paruh
waktu dalam kegiatan ini sesuai dengan kerangka acuan kerja (terms of
reference). Untuk karyawan paruh waktu, mohon durasi waktu kerjanya
dinyatakan dalam bulan/hari/jam).
b) Nara Sumber:Apabila tenaga ahli teknis diperlukan untuk memberikan
masukan atau penilaian.
ii. Biaya Administrasi:
a) Terjemahan: Apabila terdapat materi yang perlu diterjemahkan ke dalam
bahasa lain berikut pembiayaannya, maka biaya ini dapat dimasukkan dan
bukti nota pembayaran yang ditandatangani oleh penterjemah/pemberi jasa
harus disertakan.
b) Biaya-biaya bank: Biaya ini mencakup bukti pembayaran atas pengiriman
uang melalui bank (bisa dicek dengan bank anda).
c) Perlengkapan yang digunakan (consumables): Termasuk perlengkapan
kantor, kudapan yang disediakan pada saat pertemuan dengan peserta
kegiatan, dan berbagai perlengkapan yang akan habis digunakan selama
pelaksanaan kegiatan. Pengeluaran ini perlu didukung oleh bukti
pembayaran dari toko, baik dicetak oleh toko dengan tanggal, daftar
barang dan biaya, atau tulisan tangan dan dengan tangan tangan pemilik
atau penjaga toko.
d) Percetakan : termasuk kertas, CD dan label, untuk keperluan replikasi,
fotokopi, percetakan profesional, tinta printer dan pengeluaran serupa yang
harus disertai dengan bukti pembelian dari toko, atau daftar biaya yang
dibebankan oleh lembaga. Biaya-biaya tersebut sebaiknya diantisipasi dan
termasuk biaya produksi materi untuk keperluan penyebaran informasi.
e) Perangko: termasuk biaya-biaya yang dikenakan untuk penyebaran materi
atau laporan.
f) Telekomunikasi : biaya-biaya tagihan telepon, fax dan hubungan internet
yang berkaitan langsung dengan kegiatan, dengan menyertakan salinan
bukti tagihan dan pembayaran. Tagihan telepon genggam prabayar dengan
menggunakan voucher dan sejenisnya dapat ditagihkan dengan
menyertakan bukti pembayaran.
iii. Biaya Perjalanan
a) Uang saku: Uang saku dibayarkan pada saat anggota tim melakukan
perjalanan ke luar wilayah tempat tinggal atau kerja, dan hanya pada saat
pelaksanaan kegiatan selama satu hari penuh, hitungan minggu atau
bahkan bulan. Uang saku juga dapat dimintakan untuk narasumber atau
konsultan yang dipekerjakan dalam jangka pendek untuk perjalanan ke luar
wilayah tempat tinggal mereka untuk melaksanakan kegiatan yang
diajukan dalam proposal. Uang saku ini sudah mencakup biaya transportasi
lokal, makan dan biaya insidentil. Masing-masing biaya ini harus
dianggarkan dengan merinci waktu yang dibutuhkan (hari, minggu atau
bulan) dan jumlah besarnya uang saku yang diminta.
b) Akomodasi: biaya menginap untuk anggota tim atau konsultan selama
melakukan perjalanan ke luar wilayah tempat tinggal atau kerja untuk
pelaksanaan kegiatan dalam hitungan hari, minggu atau bulan. Bukti
pembayaran akomodasi, tiket dan boarding pass harus dilampirkan dalam
pelaporan neraca keuangan (acquittal).
c) Biaya penerbangan dan jenis transportasi lainnya: Biaya ini dapat diklaim
untuk biaya transportasi aktual anggota tim atau konsultan ke lokasi
kegiatan seperti yang terdapat dalam proposal kegiatan. Biaya ini juga bisa
digunakan untuk transportasi atau biaya perjalanan peserta kegiatan lainnya,
konsultan atau relawan ke wilayah yang tertulis dalam proposal. Apabila
bukti pengeluaran atau bon tidak tersedia, pengeluaran tersebut dapat
didokumentasikan secara rinci di dalam catatan perjalanan (travel log)
dengan mencantumkan tanggal, jenis transportasi yang digunakan dan biaya
dalam mata uang lokal.
iv. Pertemuan/pelatihan/lokakarya kegiatan:
a) Tempat pertemuan/pelatihan: sebisa mungkin pertemuan, lokakarya
ataupun pelatihan diadakan di kantor organisasi atau pemerintah atau mitra
yang terlibat. Namun demikian, pelamar dapat menyewa ruang pertemuan
atau tempat pertemuan lain apabila ruang pertemuan yang ada tidak dapat
menampung semua peserta.
b) Rehat kopi
c) Makan Siang
d) Paket pertemuan
12.4 Biaya personel dan administrasi tidak boleh lebih dari 10% dari total anggaran
dalam proposal.
13. Kontak
13.1 Untuk penjelasan lebih lanjut, silahkan menghubungi Program Dana Hibah
Komunitas AIFDR: community.grants@aifdr.org
14. Pengiriman Proposal
14.1 Aplikasi yang asli harus dikirimkan melalui e-mail ke community.grants@aifdr.org
dengan judul: Pengiriman Proposal (Proposal Submission).
14.2 Pelamar harus menggunakan formulir proposal AIFDR yang disediakan secara
online. Proposal dalam jenis format lain tidak akan diterima.
14.3 Proposal yang terlambat dikirimkan atau proposal yang tidak sesuai dengan
Panduan yang telah disediakan tidak akan dinilai.
15. Proposal yang lolos
15.1 Pelamar yang lolos proses seleksi akan diminta untuk menandatangani Perjanjian
Dana Hibah Komunitas dengan AIFDR yang berisi sejumlah informasi mengenai
kegiatan akan dilaksanakan, kegiatan dan keluaran yang spesifik, kerangka waktu
dan keuangan dan tanggung jawab serta kewajiban dari masing-masing pihak.
Perjanjian Dana Hibah Komunitas harus diselesaikan dalam waktu tiga bulan dari
tanggal penyerahan rancangan perjanjian pertama kepada pelamar dan harus
ditandatangani sebelum dana hibah dibayarkan. Pelamar harus berkomitmen untuk
13
menunjukkan standar kerja yang tinggi, mematuhi ketentuan pelaporan yang telah
dinyatakan dalam Perjanjian Dana Hibah Komunitas dan memberitahukan AIFDR
seandainya ada perubahan dalam kegiatan ataupun anggaran.
15.2 Salinan standar Perjanjian Dana Hibah AIFDR telah tersedia pada website berikut
dengan dokumen-dokumen AIFDR lainnya yang relevan. Organisasi harus dapat
mengindikasikan pada bagian 8 dari proposal apabila mereka menemukan kesulitan
untuk memenuhi persyaratan pada Perjanjian Dana Hibah Komunitas.
15.3 Kegiatan harus dimulai tiga bulan setelah persetujuan ditandatangani.
Keterlambatan lebih dari tiga bulan tanpa pemberitahuan dan persetujuan dari
AIFDR akan menyebabkan pembatalan pemberian dana hibah. Dana harus
dikembalikan ke AIFDR dalam waktu 30 hari.
16. Dokumen Referensi
Semua pelamar harus merujuk kepada dokumen-dokumen dibawah ini:
1) Rencana Nasional Penanggulangan Bencana 2010-2014, http://www.bnpb.go.id
2) Rencana Aksi Nasional Pengurangan Resiko Bencana, 2010-2012,
http://www.bnpb.go.id
3) Australian Government Policy on disaster risk reduction “Investing in a safer
Future: A Disaster Risk Reduction policy for the Australian aid program”,
http://www.ausiad.gov.au/publications/pdf/disasteriskreduction.pdf
4) Gender and Equality in Australia’s Aid Program – Why and How,
http://www.ausaid.gov.au/publications/pdf/gender_policy.pdf
5) Development for All: Towards a disability-inclusive Australian aid program 2009-
2014,
http://www.ausaid.gov.au/publications/pdf/FINAL%20AusAID_Disability%20for
%20All.pdf
6) Australian Government’s Child Protection Policy:
http://www.ausaid.gov.au/publications/pubout.cfm?Id=7954_7703_6074_4255_42
27

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: